Sie übernehmen das Meeting-Management, welches die Erstellung und Pflege eines Projekt-Meeting-Kalenders, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die Protokollierung der To-dos und Ergebnisse beinhaltet
Sie unterstützen aktiv beim Aufgabenmonitoring und Aufgabencontrolling insbesondere hinsichtlich der Koordination der offenen Posten Liste im Projekt und der Schnittstellenkoordination zum Projekt Office des Projektsteuerers
Zudem sind Sie bei der Pflege der Projekttools, insbesondere Pflege der Berechtigungen, Pflege / Erweiterung der Strukturen und ggf. der Pflege der Inhalte unterstützend tätig
Sie übernehmen die formale Kontrolle der Leistungsnachweise der externen Dienstleister sowie die formale Prüfung der Rechnungen inklusive Eingangsüberwachung und Erinnerung und führen einen ersten Abgleich mit Planansätzen sowie einen Plausibilitäts-Check durch
Sie unterstützen bei der Koordination der externen Dienstleister und der Kommunikation mit diesen. Dabei sind Sie erste Anlaufstelle für Fragen und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Beteiligten

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung (IHK) zum Kaufmann für Digitalisierungsmanagement, Kaufmann für IT-System Management oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position idealerweise als Projektassistenz (gerne im IT-Bereich)
Sie bringen sehr gute Kenntnisse und einen routinierten Umgang in den gängigen MS Office Anwendungen mit
Erfahrungen mit Projekt-Tools (z.B. Jira) oder Kenntnisse in MS-Project sind wünschenswert
Sie haben eine stark ausgeprägte Fähigkeit, adressatengerecht in Wort und Schrift zu kommunizieren und besitzen Deutschkenntnisse, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen

Durch Ihre Kandidatur über Hays sind Sie Teil einer kleinen, passgenauen Auswahl, die dem Kunden für diese Position präsentiert wird
Engagiertes, innovatives, freundliches Team
Großzügiges Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung ab einer gewissen Stundenanzahl
Herausfordernde Projektinhalte

Assistenz der Projektleitung (m/w/d)